Immobilienbranche
Architektur
Vermarktung, Bewirtschaftung, Verkauf und Portfoliomanagement in einem System – konfiguriert für Immobilienunternehmen, Bewirtschafter, Makler und Investoren in der Schweiz. Von der Portalausschreibung über die Besichtigung bis zum digitalen Mietvertrag: Salesforce ersetzt die Insellösungen, die in der Immobilienbranche den Alltag bestimmen.
Die Immobilienbranche und ihre Systeme
Immobilienunternehmen in der Schweiz arbeiten mit einer Vielzahl von Werkzeugen: ein System für die Portalpublikation, ein anderes für die Mietvertragsvorlage, Excel für die Interessentenliste, ein Buchhaltungstool für die Nebenkostenabrechnung. Jedes Werkzeug löst ein einzelnes Problem, aber keines verbindet die Bereiche. Wenn ein Makler ein Objekt vermarktet, sieht die Bewirtschaftung nicht, welche Anfragen eingehen. Wenn die Bewirtschaftung einen Kündigungseingang erfasst, erfährt der Makler erst Tage später davon.
Der administrative Aufwand steigt mit jedem Objekt im Portfolio. Manuelle Schritte, die bei 50 Objekten noch funktionieren, werden bei 200 oder 500 Objekten zum Engpass. Die üblichen CRM-Lösungen in der Immobilienbranche sind auf einen bestimmten Bereich spezialisiert – Vermarktung oder Bewirtschaftung – und können nicht mitwachsen, wenn das Unternehmen neue Bereiche erschliesst oder skaliert. Salesforce ist keine Branchensoftware, die eine Nische abdeckt. Es ist eine Plattform, auf der Vermarktung, Bewirtschaftung, Verkauf und Portfoliomanagement zusammenlaufen. Portalanbindungen, Exposé-Generierung, Suchabo-Matching, digitale Mietverträge, Besichtigungsplanung und Rechnungsstellung lassen sich in einem System abbilden. Die Plattform wächst mit der Grösse des Unternehmens – von 50 auf 5’000 Objekte, ohne Systemwechsel.
Typische Herausforderung
Insellösungen ohne Verbindung
Portalpublikation, Interessentenverwaltung, Mietvertragserstellung, Nebenkostenabrechnung und Eigentümerkommunikation laufen in getrennten Systemen. Daten werden manuell übertragen, doppelt erfasst oder gehen bei der Übergabe zwischen Vermarktung und Bewirtschaftung verloren. Jedes zusätzliche Werkzeug erhöht den Koordinationsaufwand.
Administrativer Aufwand, der mit dem Portfolio wächst
Exposés manuell erstellen, Interessentenanfragen einzeln beantworten, Besichtigungstermine telefonisch koordinieren, Mietverträge in Word zusammenbauen, Rechnungen aus einem separaten System verschicken – diese Schritte kosten pro Objekt Zeit. Bei einem wachsenden Portfolio multipliziert sich der Aufwand, ohne dass die Qualität steigt.
Branchensoftware, die nicht skaliert
Die gängigen CRM-Lösungen für Immobilien decken Vermarktung oder Bewirtschaftung ab, selten beides. Wenn das Unternehmen wächst, neue Standorte eröffnet oder zusätzliche Geschäftsbereiche aufbaut, stösst die Branchensoftware an ihre Grenzen. Ein Systemwechsel wird zum Projekt. Salesforce ist als Plattform gebaut und kann alle Bereiche abbilden – auf einer Datenbasis, mit einer Benutzeroberfläche.
Konfiguriert für die Immobilienbranche
Vermarktung: Vom Portal bis zur Besichtigung
Objekte werden in Salesforce erfasst und direkt auf die relevanten Portale publiziert – Homegate, ImmoScout24, Newhome und weitere. Interessentenanfragen von den Portalen laufen automatisch als Kontakte in Salesforce ein und werden dem richtigen Objekt und Makler zugeordnet. Exposés werden aus den Objektdaten generiert, ohne sie manuell in Word zusammenzustellen. Besichtigungen werden über das System koordiniert: Terminvorschläge, Bestätigungen und Erinnerungen laufen automatisch. Nach der Besichtigung wird der Interessent bewertet und weiterführt oder abgeschlossen. Für Suchabonnements gleicht das System neue Objekte automatisch mit gespeicherten Suchprofilen ab und benachrichtigt passende Interessenten. Off-Market-Objekte werden gezielt an vorqualifizierte Kontakte vermittelt.
Bewirtschaftung: Mietverträge, Rechnungen, Eigentümer
Mietverträge werden digital erstellt und verwaltet – mit allen Konditionen, Laufzeiten und Verlängerungsfristen am Objektdatensatz. Kündigungen, Mietanpassungen und Vertragserneuerungen sind im System sichtbar, bevor Fristen ablaufen. Rechnungen für Miete und Nebenkosten werden aus den Vertragsdaten generiert und versandt. Eigentümer erhalten Auswertungen zu ihrem Objekt: Leerstandsquote, Mieteinnahmen, anstehende Vertragserneuerungen. Wenn die Bewirtschaftung einen Kündigungseingang erfasst, kann die Wiedervermarktung sofort starten – weil Vermarktung und Bewirtschaftung auf derselben Plattform laufen.
Verkauf und Portfolio: Dokumentation, Matching, Übersicht
Verkaufsdokumentationen werden aus den Objektdaten in Salesforce zusammengestellt: Grundrisse, Fotos, Kennzahlen, Lageinformationen. Interessenten werden dem Verkaufsobjekt zugeordnet und durchlaufen einen definierten Verkaufsprozess mit klaren Phasen – von der Anfrage über die Finanzierungsklärung bis zum Notartermin. Für das Portfoliomanagement liefert Salesforce Auswertungen über den gesamten Bestand: Belegungsquoten, Mieteinnahmen, anstehende Vertragserneuerungen, Vermarktungspipeline. Die Geschäftsleitung sieht in Echtzeit, wie das Portfolio performt und wo Handlungsbedarf besteht.